¿Cómo Funcionan los Registros de Entrada y Salida?

Cuando los miembros del equipo llegan a lugares o tareas, o se van de ellos, se registran su llegada, su salida y el tiempo total en el sitio.

En Hellotracks Business, los check-ins (llegadas) y check-outs (salidas) se pueden registrar de dos maneras:

• Automática: Activa los check-ins y check-outs automáticos en lugares o tareas.
• Manual: Pide a tu equipo que haga check-in y check-out manualmente en la aplicación móvil.

En esta guía:

1. Cómo Usar los Check-ins y Check-outs Automáticos

2. Cómo Usar los Check-ins y Check-outs Manuales desde la Aplicación Móvil

3. Cómo Ver los Check-ins y Check-outs del Equipo en el Panel Web

1. Cómo Usar los Check-ins y Check-outs Automáticos

Paso 1: Haz clic en el menú desplegable junto a tu nombre y selecciona Configuración de la empresa (Company settings). También puedes ir a Configuración (Settings) en la parte inferior del menú principal y seleccionar Configuración de la empresa (Company settings).

Paso 2: Selecciona Ubicación y seguimiento (Location & tracking).

Paso 3: En Check-ins automáticos en lugares y tareas (Auto check-ins at places and jobs), asegúrate de que la casilla esté marcada para activar los check-ins y check-outs automáticos.

Una vez activado, puedes ajustar:

• Retraso (Delay): define un tiempo mínimo antes de que se registre un check-in automático. Así se evitan check-ins duplicados o falsos cuando un miembro del equipo solo pasa cerca de una ubicación.
• Tamaño del área para check-ins en tareas (Area size for check-ins at jobs): elige el tamaño de la geocerca que activa los check-ins automáticos en las tareas.

En los lugares, el tamaño del área para los check-ins es el radio del lugar. Para ajustar el radio, haz clic aquí.

Luego haz clic en Guardar (Save).

2. Cómo Usar los Check-ins y Check-outs Manuales desde la Aplicación Móvil

Pide a tu equipo que siga estos pasos en la aplicación móvil.

Lugares

Paso 1: Abre la aplicación Hellotracks en tu dispositivo Apple o Android.

Paso 2: Toca el menú principal en la esquina superior izquierda.

Paso 3: Selecciona Mis lugares (My places).

Paso 4: En tu lista, selecciona el lugar donde quieres hacer check-in o check-out.

Tareas

Paso 1: Abre la aplicación Hellotracks en tu dispositivo Apple o Android.

Paso 2: Toca Tareas (Jobs) para ver la lista de tus tareas del día.

Paso 3: Toca una tarea y luego toca Más (More), el icono de tres puntos.

Paso 4: Selecciona Check-in manual (Manual check-in) o Check-out manual (Manual check-out). Tu check-in o check-out manual queda registrado y aparece en Controles manuales (Manual Checks) dentro de la tarea.

3. Cómo Ver los Check-ins y Check-outs del Equipo en el Panel Web

Paso 1: Después de configurar los check-ins y check-outs de tu equipo, ve a Ubicación (Location) en el menú principal y selecciona Historial de ubicaciones (Location history).

Paso 2: Haz clic en el nombre de un miembro para abrir su Día (Day).

Cada parada indica si fue en una tarea, en un lugar o una pausa en otro sitio, con la hora de llegada, el tiempo en el sitio y hasta cuándo duró. Un check-in que el trabajador hizo a mano aparece como Check-in manual (Manual check-in), con la distancia a la tarea si lo hizo lejos de ella. La nota de abajo te dice cuántos check-ins fueron manuales.

Paso 3: Para ver los check-ins en una tabla, haz clic en Viajes (Trips) y luego en Paradas (Stops). La columna Tipo (Type) muestra En el lugar (At place), En tarea (At job) o Inmóvil (Stationary) (fuera de las ubicaciones definidas), y Duración (Duration) muestra el tiempo en el sitio. Con el plan Dispatch, la columna Check-in muestra GPS para un check-in automático, o Manual con la distancia a la tarea.