Primeros Pasos

Esta guía está diseñada para ayudar a los nuevos usuarios a empezar a utilizar la plataforma Hellotracks. Le guiará a través de los primeros pasos esenciales, desde la descarga de la aplicación móvil hasta la adición de su equipo y la configuración de funciones clave como ubicaciones y tareas. Siguiendo esta guía, obtendrá una comprensión fundamental de cómo gestionar eficazmente a su personal de campo.

Tabla de Contenidos

• Descargar la aplicación móvil
• Añadir Usuarios
• Permisos de Usuario
• Creación de Lugares
• Creación de Tareas

• Notificaciones de Entrada/Salida

  
  
  

1. Descargar la aplicación móvil

Puedes descargar la aplicación móvil en tu dispositivo para localizarte en el mapa En vivo. Te recomendamos probar la aplicación móvil para tener una idea de la experiencia del personal de campo.

Recuerda que eres un Administrador, esto significa que los usuarios con el rol de Empleados u Operadores no tendrán acceso a tu ubicación.

Desde la Google Play Store o la App Store, busca e instala la aplicación móvil de Hellotracks e inicia sesión con tus credenciales, es decir, nombre de usuario y contraseña.

Asegúrate de habilitar tu permiso de Ubicación en "Todo el tiempo" o "Siempre" según tu dispositivo y asegúrate de que la ubicación precisa esté activada para un seguimiento preciso incluso cuando Hellotracks esté en segundo plano.

Una vez que instales la aplicación móvil e inicies sesión, verifica la plataforma web y ve al mapa En vivo. Verás que tu icono de perfil aparecerá en el mapa. Podrás ubicarte en tiempo real y ver el estado de tu dispositivo, como estacionario o en camino.

2. Añadir Usuarios

Ve a Administrar (Manage) y selecciona Miembros (Members). Luego, haz clic en + Nuevo Miembro (+ New Member). Puedes crear a este miembro utilizando una dirección de correo electrónico. El correo electrónico será su nombre de usuario de inicio de sesión de Hellotracks.

Recibirán una invitación por correo electrónico sobre cómo completar la configuración de su cuenta. Ingresa su nombre y elige un rol para este miembro de las tres opciones disponibles:

• Empleados solo tienen acceso a la aplicación móvil para compartir su ubicación en vivo y ver sus Tareas.
• Operadores pueden acceder tanto al panel web como a la aplicación móvil y pueden crear, gestionar y despachar Tareas.
• Administradores tienen la capacidad única de agregar o eliminar miembros y gestionar la configuración de la cuenta de la empresa.

Alternativamente, puedes crear miembros sin una dirección de correo electrónico o compartiendo un código de invitación en tu aplicación de comunicación preferida. Los miembros que utilicen el código de invitación se unirán a la cuenta con un rol de Empleado.

Todos los usuarios que agregues necesitarán instalar la aplicación de Hellotracks desde la Google Play Store o la App Store, e iniciar sesión con sus credenciales. Asegúrate de que habiliten el permiso de Ubicación en "Todo el tiempo" o "Siempre" según su dispositivo.

3. Permisos de Usuario

Como Administrador, puedes seleccionar o deseleccionar los derechos de acceso de tus Operadores y Empleados. Por ejemplo, puedes elegir que tus Empleados vean:

• todos los demás Empleados,
• solo los Empleados que forman parte de su equipo,
• o a nadie.

Los permisos también incluyen la opción para que los Empleados envíen mensajes a otros miembros del equipo y para crear Lugares desde la aplicación móvil.

Ubicación

Todos los usuarios que activen la aplicación móvil aparecerán en el mapa En vivo (Live). Podrás seguirlos en tiempo real desde el mapa En vivo y ver el estado de cada usuario, por ejemplo, estacionario o en camino.

Además, puedes acceder a la Línea de tiempo (Timeline) de cada usuario que contiene todas las actividades que ocurren a lo largo del día.

Las Rutas muestran todas las rutas de tus Empleados, incluida su ubicación de inicio, destino, distancia total y velocidad. Mientras que las Paradas muestran cada pausa y su duración total en Lugar, en Tarea o entre rutas.

4. Creación de Lugares

Los Lugares son geocercas que representan las ubicaciones visitadas con frecuencia por los Empleados como sedes, ubicaciones de clientes o sitios de Tareas. Cuando un Empleado visita un Lugar, la aplicación capturará automáticamente su llegada, salida y tiempo total en el lugar.

Desde Administrar (Manage), simplemente ve a Lugares (Places) y haz clic en + Crear Lugar (+ New Place) para agregar una nueva geocerca. Si deseas agregar múltiples ubicaciones, puedes utilizar la hoja de cálculo disponible o descargar la plantilla en Importar lugares (Import Places).

Ingresa la dirección o selecciona la ubicación en el mapa.

Arrastra el círculo desde los lados para cambiar el radio.

5. Creación de Tareas

Las Tareas (Jobs) son tareas o asignaciones que se pueden despachar a los Trabajadores, típicamente involucrando actividades en ubicaciones específicas como entregas, visitas de servicio o inspecciones. Cada Tarea también sirve como una geocerca que capturará automáticamente la llegada, salida y el tiempo total en el sitio de un Trabajador.

Desde Flujo de Trabajo (Workflow), vaya a Despacho (Dispatch) y haga clic en + (Nueva Tarea) (+ (New Job) para crear una nueva Tarea. Si desea crear varias Tareas, puede usar la hoja de cálculo disponible o descargar la plantilla haciendo clic en el icono de flecha hacia abajo dentro de un cuadrado Importar Tareas (Import Jobs).

Seleccione el Trabajador y la fecha asignada para la nueva Tarea. Después de la creación, la Tarea aparecerá en la aplicación móvil para que el Trabajador la complete en el campo.

6. Notificaciones de Entrada/Salida

Personaliza tus ajustes de entrada/salida para Lugares y Tareas haciendo clic en el menú desplegable debajo de tu perfil y seleccionando Empresa (Company) (ver captura de pantalla en 3. Permisos de Usuario). Luego, ve a Configuración Compañía (Company Settings).

¡Ya está todo listo para empezar a gestionar a su personal de campo de forma eficaz!