Primeros Pasos

Tabla de Contenidos

1. Descargar la aplicación móvil

Puedes descargar la aplicación móvil en tu dispositivo para localizarte en el mapa En vivo. Te recomendamos probar la aplicación móvil para tener una idea de la experiencia del personal de campo.

Recuerda que eres un Administrador, esto significa que los usuarios con el rol de Empleados u Operadores no tendrán acceso a tu ubicación.

Desde la Google Play Store o la App Store, busca e instala la aplicación móvil de Hellotracks e inicia sesión con tus credenciales, es decir, nombre de usuario y contraseña.

Asegúrate de habilitar tu permiso de Ubicación en "Todo el tiempo" o "Siempre" según tu dispositivo y asegúrate de que la ubicación precisa esté activada para un seguimiento preciso incluso cuando Hellotracks esté en segundo plano.

Una vez que instales la aplicación móvil e inicies sesión, ve al panel web y selecciona En vivo del menú principal. Verás que tu icono de perfil aparecerá en el mapa. Podrás ubicarte en tiempo real y ver el estado de tu dispositivo, como estacionario o en camino.

2. Añadir Usuarios

Ve a Administrar (Manage) y selecciona Miembros (Members). Luego, haz clic en + Nuevo miembro (+ New Member). Puedes crear a este miembro utilizando una dirección de correo electrónico. El correo electrónico será su nombre de usuario de inicio de sesión de Hellotracks.

Recibirán una invitación por correo electrónico sobre cómo completar la configuración de su cuenta. Ingresa su nombre y elige un rol para este miembro de las tres opciones disponibles:

• Empleados solo tienen acceso a la aplicación móvil para compartir su ubicación en vivo y ver sus Tareas (actividades o asignaciones; explicado más adelante en 6. Creación de Tareas).
• Operadores pueden acceder tanto al panel web como a la aplicación móvil y pueden crear, gestionar y despachar Tareas.
• Administradores tienen la capacidad única de agregar o eliminar miembros y gestionar la configuración de la cuenta de la empresa.

Alternativamente, puedes crear miembros sin una dirección de correo electrónico o compartir un código de invitación a través de tu aplicación de comunicación preferida. Los miembros que se registren en la aplicación móvil con el código de invitación se unirán a la cuenta con el Empleado rol.

Todos los usuarios que agregues necesitarán instalar la aplicación de Hellotracks desde la Google Play Store o la App Store, e iniciar sesión con sus credenciales. Asegúrate de que habiliten el permiso de Ubicación en "Todo el tiempo" o "Siempre" según su dispositivo.

3. Permisos de Usuario

Como Administrador, puedes seleccionar o deseleccionar los derechos de acceso de tus Empleados y Operadores. Por ejemplo, puedes elegir que tus Empleados vean:

• todos los demás Empleados,
• solo los Empleados que forman parte de su equipo,
• o a nadie.

Los permisos también incluyen la opción para que los Empleados envíen mensajes a otros miembros del equipo y para crear Lugares (ubicaciones guardadas; explicado más adelante en 5. Creación de Lugares) desde la aplicación móvil.

4. Mapa en vivo

Todos los usuarios que activen la aplicación móvil aparecerán en el mapa En vivo (Live). Podrás seguirlos en tiempo real desde el mapa En vivo (Live) y ver el estado de cada usuario, por ejemplo, estacionario o en camino.

5. Creación de Lugares

Los Lugares son geocercas que representan las ubicaciones visitadas con frecuencia por los Empleados como sedes, ubicaciones de clientes o sitios de Tareas. Cuando un Empleado visita un Lugar, la aplicación capturará automáticamente su llegada, salida y tiempo total en el lugar.

Desde Administrar (Manage), simplemente ve a Lugares (Places) y haz clic en + Crear Lugar (+ New Place) para agregar una nueva geocerca. Si deseas agregar múltiples ubicaciones, puedes utilizar la hoja de cálculo disponible o descargar la plantilla en Importar lugares (Import places).

Ingresa la dirección o selecciona la ubicación en el mapa.

Arrastra el círculo desde los lados para cambiar el radio.

6. Creación de Tareas

Las Tareas son actividades o asignaciones que pueden ser despachadas a Empleados, típicamente involucrando actividades en ubicaciones específicas como entregas, visitas de servicio o inspecciones. Cada Tarea también sirve como un geofence que capturará automáticamente la llegada, salida y tiempo total en el sitio de un Empleado.

Desde Operaciones (Workflow), ve a Despacho (Dispatch) y haz clic en + (Nuevo Tarea) (New Job) para crear una nueva Tarea. Si deseas crear múltiples Tareas, puedes usar la hoja de cálculo disponible o descargar la plantilla haciendo clic en la flecha hacia abajo dentro de un ícono cuadrado (Importar tareas) (Import jobs).

Seleccione el Empleado y la fecha asignada para la nueva Tarea. Después de la creación, la Tarea aparecerá en la aplicación móvil para que el Empleado la complete en el campo.

7. Notificaciones de Entrada/Salida

Personaliza tus ajustes de entrada/salida para Lugares y Tareas haciendo clic en el menú desplegable debajo de tu perfil y seleccionando Empresa (Company) (ver captura de pantalla en 3. Permisos de Usuario). Luego, ve a Configuración Compañía (Company Settings).

8. Ubicación (Rutas, Paradas y Línea de tiempo)

En Ubicación (Location), Rutas (Trips) muestra cada ruta recorrida incluyendo su ubicación de inicio, destino, calidad, distancia total y duración. Mientras Paradas (Stops) muestra cada pausa y su duración total en Lugar (at Place), en Tarea (at Job), o inmóvil (stationary) (fuera de ubicaciones definidas).

Además, puedes cambiar a la vista de Línea de tiempo (Timeline), lo que muestra un resumen cronológico de toda su actividad a lo largo del día.

¡Estás listo – comienza a gestionar a tu personal de campo de manera efectiva!