Configuración Compañía y Permisos

Como administrador, tú decides cómo se configura tu cuenta de Hellotracks Business y qué puede ver y hacer tu equipo. Esta guía explica cómo establecer las preferencias de toda la empresa, gestionar los datos de ubicación y de viajes, y definir los niveles de acceso de tus trabajadores y operadores.

En esta guía:

• Configuración de la empresa
• Permisos

Paso 1: Para abrir la configuración de la empresa y los permisos, haz clic en tu nombre en la parte superior del menú principal y selecciona Configuración de la empresa (Company settings). También puedes ir a Configuración (Settings) en la parte inferior del menú principal y seleccionar Configuración de la empresa (Company settings).

La ventana tiene estas páginas a la izquierda: Perfil de la empresa (Company profile), General, Ubicación y seguimiento (Location & tracking), Permisos (Permissions), con Administradores (Administrators), Operadores (Operators) y Trabajadores (Workers), Tareas (Jobs), en el plan Dispatch, y Facturación (Billing). Después de un cambio, haz clic en Guardar (Save), o en Cancelar (Cancel) para deshacerlo.

Configuración de la empresa

General

En Idioma y formatos (Language & formats), establece el Idioma (Language) predeterminado (English, Español o Deutsch), el Huso horario (Time zone), el Formato de distancia (Measure of length), en Kilómetros (Kilometer) o Millas (Miles), y el Formato de hora (Time format), en 24 horas (24 hours) o 12 horas (AM/PM) (12 hours AM/PM).

En Notificaciones (Notifications):

• Enviar notificación por correo al recibir nuevos mensajes (Send email notification on new messages): recibes un correo cuando llega un mensaje nuevo.
• Silenciar notificaciones (Snooze notifications): oculta en el panel web las notificaciones emergentes en vivo para todas las personas de la empresa. Las notificaciones silenciadas se guardan en la campana de la barra superior, y las alertas de tus reglas de alerta siguen apareciendo. La configuración personal para silenciar sigue aplicándose. Para saber más, haz clic aquí.

Ubicación y seguimiento

Datos de ubicación (Location data) controla cómo se registran y conservan los datos de ubicación:

• Limitar datos de ubicación a zonas específicas (Limit location data to specific zones): los datos de ubicación solo se registran dentro de las zonas seleccionadas.
• Borrar viajes de más de (Delete trips older than): los viajes se eliminan automáticamente después del tiempo elegido (Nunca, 1 día, 1 mes o 3 meses).

Check-ins automáticos en lugares y tareas (Auto check-ins at places and jobs) registra la llegada, la salida y el tiempo en el sitio cuando los miembros del equipo llegan a lugares o tareas, o se van de ellos. Si lo activas, puedes establecer el Retraso (Delay), así se ignoran los check-ins más cortos que ese tiempo y se evitan check-ins falsos cuando alguien solo pasa cerca, y el Tamaño del área para check-ins en tareas (Area size for check-ins at jobs).

Check-ins en zonas (Check-ins at zones) registra entradas y salidas cuando los miembros del equipo entran a zonas o salen de ellas.

Configuración avanzada para la aplicación móvil (Advanced mobile app settings) reúne las opciones que los miembros del equipo pueden elegir en la aplicación móvil:

• Lista de estados (Status list): los estados que los miembros del equipo pueden mostrar, por ejemplo Disponible, Ocupado o En pausa.
• Lista de propósitos de viaje (Trip purpose list): los propósitos que los miembros del equipo pueden elegir para sus viajes.
• Lista de comentarios de viaje (Trip comment list): los comentarios que los miembros del equipo pueden agregar a sus viajes.

Videos diarios de replay envía un video cinematográfico en 3D que repasa la jornada de cada miembro seleccionado. Si lo activas, elige la hora en Enviar a las (hora local de la empresa); Miembros (déjalo vacío para incluir a todos los miembros con seguimiento); los destinatarios del Correo de resumen por la mañana y, si quieres, Enviar también a cada miembro su propio video como notificación push.

Permisos

En Permisos (Permissions), elige un rol. Los Administradores (Administrators) tienen todos los permisos. Los Operadores (Operators) y los Trabajadores (Workers) tienen cada uno sus propios interruptores, agrupados por tema.

Operadores

• En el mapa (On the map): Ver a los trabajadores de otros equipos (See workers of other teams); si está desactivado, los operadores solo ven a los trabajadores de su propio equipo. Para saber cómo crear un equipo, haz clic aquí. También Ver a los administradores y asignarles tareas (See administrators and assign them jobs) y Visible en el mapa y puede recibir tareas (Visible on the map and can receive jobs); con esta opción, en Despacho los operadores se tratan como un trabajador.
• Tareas (Jobs): Tareas visibles en Despacho (Jobs visible in Dispatch), con Todas (All), Del equipo o sin equipo (Team or unassigned) o Solo del equipo (Team only) y Eliminar tareas (Delete jobs).

Trabajadores

• En el mapa (On the map): Ver a los miembros del mismo equipo (See members of the same team) en la aplicación móvil.
• Seguimiento (Tracking): Desactivar el seguimiento (Deactivate tracking), Modo de ahorro de batería (Battery save mode), Seguir solo en horario laboral (Track only during working hours) y Editar su propio horario laboral (Edit own working hours). Para saber cómo crear horarios de trabajo, haz clic aquí.
• Viajes (Trips): Agregar y editar viajes (Add and edit trips), y si Los viajes agregados o editados necesitan aprobación (Added or edited trips need approval).
• Tareas (Jobs): Calendario de tareas (Job calendar), Crear sus propias tareas (Create own jobs), Mover una tarea a otro día (Move a job to another day), Cambiar la ubicación de una tarea (Change a job's location), Optimizar su propia ruta (Optimize own route) y Rechazar una tarea (Reject a job).
• Lugares y zonas (Places and zones): Crear y editar lugares (Create and edit places), Lugares visibles en la app (Places visible in the app) y Zonas visibles en la app (Zones visible in the app).
• Mensajes (Messages): Enviar mensajes a los miembros del mismo equipo (Message members of the same team).