¿Cómo usar el Planificador?

En el Planificador ves todas las tareas de tu equipo de toda una semana de un vistazo: los siete días lado a lado, una fila por miembro, con la cantidad de tareas, el horario laboral y el tiempo en sitio y de trayecto. Así no tienes que revisar el horario de cada uno por separado. Arrastra tareas entre días y miembros para equilibrar la semana, o usa Planificar semana para que te propongan un plan.

Paso 1: En el menú principal, abre Despacho y haz clic arriba en Planificador. Se abre el Planificador semanal. Con la × de arriba a la derecha vuelves a Despacho.

Paso 2: Con las flechas < y > cambias de semana, y con Hoy vuelves a la semana actual. También puedes hacer clic en el rango de fechas junto a Planificador semanal: se abre un calendario y saltas directo a la semana de la fecha que elijas.

Paso 3: Haz clic en Miembros para elegir quién aparece en el tablero. Si el botón dice “(auto)”, el Planificador muestra automáticamente a todos los que tienen tareas esa semana. En Agregar miembros sumas a alguien con +, y con × lo quitas del tablero. Puedes cambiar el orden arrastrando y filtrar por equipo con Todos los equipos. En cuanto cambias la lista, se queda así; con Restablecer a automático vuelves a “auto”.

Paso 4: También en Miembros, haz clic en Mostrar u Ocultar junto a Fila sin asignar para ver u ocultar la fila con las tareas sin asignar de esa semana.

Paso 5: Con Filtrar miembros encuentras rápido la fila de una persona. El buscador aparece cuando hay más de cuatro miembros en el tablero.

Paso 6: Arrastra una tarea a otro día o a otro miembro para moverla o reasignarla. Dentro del mismo día cambias así el orden, y si la sueltas en la fila Sin asignar, le quitas la asignación. Si haces clic en una tarea, se abre.

Paso 7: Haz clic en Planificar semana para que te propongan un plan. En Qué se va a planificar eliges los días (los días pasados no se pueden planificar) y con Incluir tareas sin asignar decides si también se reparten las tareas sin asignar. Abajo ves cuántas tareas se van a planificar; los próximos 45 minutos se quedan como están. Luego haz clic otra vez en Planificar semana.

Paso 8: Abajo aparece el Plan propuesto con un resumen, por ejemplo cuántas tareas se mueven a un día mejor y cuántas requieren revisión porque ningún día de la semana tenía espacio para ellas. En el tablero ves de antemano a dónde se moverían. Haz clic en los números para ver las tareas una por una. Con Aplicar plan se hacen los cambios; con Descartar todo queda como estaba.

Consejos rápidos:

• En el encabezado de cada día ves cuántas tareas hay programadas y cuántas siguen sin asignar. Junto a cada miembro ves sus tareas y horas de la semana. En cada día, una barra muestra la carga: el tiempo en sitio más el trayecto comparado con el horario laboral del miembro (por ejemplo, 3.3h / 7h). Si pasas el mouse por encima, ves En sitio y Trayecto por separado. La barra se pone naranja cuando el día está casi lleno y roja cuando se supera la capacidad. Los días libres dicen Libre.

• El punto de color junto a cada tarea muestra su estado: verde para hecha, rojo para problema, naranja para en curso, azul para empezada, negro para programada y gris para sin asignar.
• Las tareas tachadas ya están terminadas.

• Las rutas recurrentes llevan un icono de reloj. Si las tareas de la ruta ya están creadas para un día, ahí ves el avance (por ejemplo, 2/5 completadas). En los días siguientes la ruta aparece con borde punteado: haz clic en ella para crear ya las tareas de ese día, o espera a que aparezcan solas antes de la fecha. Planificar semana no cuenta estas visitas que todavía no están creadas.