¿Cómo Crear y Asignar una Tarea vía Email?
Este manual explica cómo crear rápidamente una tarea en Hellotracks enviando un correo electrónico y cómo controlar a quién se asigna la tarea, ya sea de forma automática o manual.
Paso 1: Envíe los detalles de su tarea a la dirección de correo electrónico dedicada de Hellotracks: job@mail.hellotracks.com.
- La Línea de Asunto de su correo electrónico se convertirá en el Título de la Tarea (si no especifica uno en el cuerpo).
- Todo el cuerpo (contenido) de su correo electrónico se adjuntará a la nueva Tarea como descripción.
⚠️ Nota Importante: El correo electrónico debe enviarse desde una dirección de correo electrónico verificada, o la dirección verificada debe estar en Copia (Cc). Puede verificar su dirección de correo electrónico en la configuración de su perfil.
Paso 2: Para establecer los detalles de la tarea y asignar un trabajador, escriba el nombre del campo, seguido de dos puntos y la información, en líneas separadas en el cuerpo del correo electrónico:
| Campo a Incluir | Descripción |
| Title: | Título de la Tarea (Si no se incluye, se utiliza el asunto del correo electrónico). |
| Address: | La ubicación de la tarea. Hellotracks encuentra automáticamente las coordenadas. |
| Priority: | Establezca la importancia de la tarea (ej. High, Medium, Low). |
| Contact Name: | El nombre del cliente o contacto del sitio. |
| Contact Phone: | El número de teléfono del contacto. |
| Team: | Asigne la tarea a un equipo específico. |
| Assignee: | El nombre del trabajador específico al que desea asignar la tarea. |
| Auto-assign: | Utiliza la lógica del sistema para encontrar al mejor trabajador disponible para la tarea. |
Consejo: Todos los campos compatibles con la importación Excel/CSV también son compatibles por correo electrónico. Puede ver o descargar la plantilla completa en el manual: ¿Cómo Importar Tareas?.
Paso 3: Puede elegir asignar la tarea automáticamente o manualmente según lo que incluya en su correo electrónico.
Cuando incluye un campo de asignación, el sistema lo procesa de la siguiente manera:
| Si establece... | Lo que sucede en Hellotracks |
| Assignee: [Nombre del Trabajador] | La tarea se asigna inmediatamente a ese trabajador específico. |
| Auto-assign: Yes | La tarea se asigna inmediatamente al mejor trabajador disponible según la lógica del sistema (ubicación, habilidades, experiencia, etc.). |
| Assignee: [Nombre del Trabajador] Y Auto-assign: Yes | El campo Assignee específico tiene prioridad. |
| Ninguno de los campos está configurado | La tarea se crea en el sistema como no asignada. |
Si no incluye un campo Assignee o no establece Auto-assign, la tarea se creará como no asignada. Un Administrador o Despachador debe asignarla manualmente:
- Vaya a la sección Dispatch (Despacho).
- Encuentre la tarea recién creada y no asignada.
- Asigne la tarea a un miembro del equipo adecuado.
Siguiente Paso: Para obtener más información sobre cómo asignar una tarea no asignada, consulte nuestro manual: Cómo: Buscar al Mejor Asignado Disponible.